Öffentlicher Dienst: Was tun bei Zweifel an einer Krankmeldung?

Krankmeldung und AU-Bescheinigung – Wo liegt der Unterschied?
(Ab) Wann brauchen Beschäftigte im öffentlichen Dienst eine AU-Bescheinigung?
Haben Arbeitnehmer ein Anrecht auf Lohnfortzahlung?
Kann der Arbeitgeber eine AU-Bescheinigung entkräften?
Wie kann der Arbeitgeber gegen die Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten vorgehen?
Fazit

1. Krankmeldung und AU-Bescheinigung – Wo liegt der Unterschied?

Krankmeldung, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung), Attest und der sog. gelbe Schein werden im Sprachgebrauch oft gleichgesetzt. AU-Bescheinigung, Attest und gelber Schein meinen dabei tatsächlich dasselbe. Die Krankmeldung ist davon jedoch zu unterscheiden.

Krankmeldung

Wer wegen Krankheit nicht zur Arbeit erscheinen kann, muss sich zwingend bei seinem Vorgesetzten krankmelden. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

Die Krankmeldung ist die formlose Mitteilung an den Arbeitgeber, dass man aus gesundheitlichen Gründen nicht zur Arbeit erscheinen kann.
Die Krankmeldung muss unverzüglich, spätestens bis zum eigentlichen Arbeitsbeginn erfolgen.
Außerdem müssen erkrankte Beschäftigte mitteilen, wie lange sie voraussichtlich wegen Krankheit fehlen werden.
Die Erkrankung selbst muss der Beschäftigte jedoch grundsätzlich nicht offenlegen. Als Arbeitgeber sollten Sie daher auch keine Begründung verlangen.

Der Arbeitnehmer kann grundsätzlich frei entscheiden, wie er Sie über die Erkrankung informiert. Die Mitteilung kann grundsätzlich per E-Mail, per Telefon oder sogar per WhatsApp oder SMS erfolgen. Entscheidend ist nur, dass die Krankmeldung rechtzeitig vor Arbeitsbeginn bei Ihnen ankommt.

Entscheidend sind die üblichen Abläufe im Betrieb. Beschäftigte im Außendienst des Bauhofs der Kommune müssen beispielsweise eher damit rechnen, dass eine Krankmeldung per E-Mail nicht rechtzeitig beim Vorgesetzten eingeht als Beschäftigte im Büro.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Von der Krankmeldung abzugrenzen ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die auch als AU-Bescheinigung oder gelber Schein bezeichnet wird. Dabei handelt es sich um die ärztliche Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit. Durch sie erbringt der Arbeitnehmer den Nachweis der Erkrankung gegenüber dem Arbeitgeber. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss nicht sofort mit der Krankmeldung vorgelegt werden.

2. (Ab) Wann brauchen Beschäftigte im öffentlichen Dienst eine AU-Bescheinigung?

Eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist grundsätzlich nur erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit länger als drei Kalendertage andauert. In dem Fall ist eine AU-Bescheinigung am vierten Tag beim Arbeitgeber vorzulegen (§ 5 Abs. 1 EntgFG). Insofern gelten für Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst die gleichen Regelungen wie für andere Arbeitnehmer. Bei Kurzerkrankungen können Arbeitgeber also auch von Beschäftigten im öffentlichen Dienst grundsätzlich keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangen.

Durch Arbeits- oder Tarifvertrag kann von dieser gesetzlichen Regelung jedoch abgewichen werden.

Als Arbeitgeber können Sie die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch schon ab dem ersten Tag verlangen.

Achtung: Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die AU-Bescheinigung bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers selbst abrufen (sog. elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Das gilt bisher aber nur für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer. Eine Vorlage durch den Arbeitnehmer erfolgt in dem Fall nicht mehr, es sei denn die Arztpraxis des Arbeitnehmers nimmt noch nicht am elektronischen Meldeverfahren teil.

Für Arbeitgeber ist der Aufwand seit dem 1. Januar 2023 also höher, weil sie nun aktiv die AU-Bescheinigung abrufen müssen. Dazu brauchen sie jedoch bestimmte Daten des Arbeitnehmers, wie zum Beispiel die Krankenkasse, bei der dieser versichert ist. Der Arbeitgeber kann vom Arbeitnehmer verlangen, dass dieser ihm die nötigen Informationen zur Verfügung stellt. Eine Arbeitserleichterung ist mit dem neuen System für Arbeitgeber jedoch nicht verbunden.

3. Haben Arbeitnehmer ein Anrecht auf Lohnfortzahlung?

Grundsätzlich gilt im Arbeitsrecht das Prinzip „Kein Lohn ohne Arbeit“. Im Fall der Arbeitsunfähigkeit wird dieses Prinzip jedoch regelmäßig durchbrochen:

Legt der Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, muss der Arbeitgeber weiterhin Arbeitslohn bezahlen (sog. Entgeltfortzahlung). Das gilt auch bei Beschäftigten im öffentlichen Dienst.

Als Arbeitgeber im öffentlichen Dienst sind Sie sogar ab dem ersten Tag des Beschäftigungsverhältnisses im Krankheitsfall zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Denn anders als das Entgeltfortzahlungsgesetz für Arbeitnehmer in der privaten Wirtschaft sieht § 22 Abs. 1 TVöD/ § 22 Abs. 1 TV-L keine Wartezeit für die Entgeltfortzahlung vor.

Wegen einer Erkrankung dürfen Arbeitgeber auch im Übrigen regelmäßig keine Nachteile für Arbeitnehmer schaffen:

Eine Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit hat keine Auswirkungen auf den Anspruch auf Weihnachtsgeld (sog. Jahressonderzahlung im öffentlichen Dienst, § 20 TVöD/TV-L). Auch die Stufenlaufzeit des Beschäftigten wird durch eine Erkrankung nicht beeinträchtigt, wenn diese im Kalenderjahr weniger als 39 Wochen betrug (§ 17 Abs. 3 c TVöD/TV-L). Dies gilt jedenfalls, solange der Beschäftigte Lohnfortzahlung wegen Krankheit verlangen kann oder ein Anspruch auf Krankengeldzuschuss besteht.

Als Arbeitgeber können Sie die Jahressonderzahlung also bei kürzeren Erkrankungen nicht kürzen und einen Aufstieg in der Entgelttabelle nicht verweigern.

4. Kann der Arbeitgeber eine AU-Bescheinigung entkräften?

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat grundsätzlich einen hohen Beweiswert und nach ständiger höchstrichterlicher Rechtsprechung reicht eine solche Bescheinigung aus, um die Arbeitsunfähigkeit auch im Streitfall zu beweisen. Für Arbeitgeber ist das ein Nachteil, denn nicht selten können Arbeitnehmer eine AU-Bescheinigung vorlegen, ohne wirklich arbeitsunfähig zu sein. Dem Arbeitgeber fällt es hingegen in der Regel schwer, dem Arbeitnehmer etwas anderes nachzuweisen.

Als Arbeitgeber können Sie eine AU-Bescheinigung nicht pauschal zurückweisen. Vielmehr ist es erforderlich, die Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitsnehmers ordentlich zu begründen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann der Arbeitgeber jedoch anhand bestimmter Umstände Zweifel an der Erkrankung des Arbeitnehmers begründen.

Ernsthafte Zweifel sind nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts beispielsweise dann begründet, wenn die AU-Bescheinigung den Zeitraum der Kündigungsfrist passgenau abdeckt (BAG, Urt. vom 08.09.2021 – Az. 5 AZR 149/21).

Beispiel: Arbeitnehmer A kündigt sein Arbeitsverhältnis nach einem heftigen Streit mit seinem Vorgesetzten ordentlich mit einer Kündigungsfrist von vier Wochen. Unmittelbar darauf legt er seinem Vorgesetzten eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, die bis zum letzten Arbeitstag des A ausgestellt ist.

Das Bundesarbeitsgericht sieht in diesem zeitlichen Zusammenhang einen besonderen Umstand, der die Beweiskraft der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aufhebt. Auf dieser Grundlage ist es auch in vergleichbaren Fällen für den Arbeitgeber möglich, gegen eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzugehen. Das ist zum Beispiel in folgenden Fällen denkbar:

Arbeitnehmer erkrankt unmittelbar nach Streit mit Vorgesetztem
Arbeitnehmer erkrankt unmittelbar nach Übertragung von Mehrarbeit oder undankbarer Aufgaben
Arbeitnehmer wird trotz Krankmeldung bei sportlichen Aktivitäten angetroffen
Krankmeldung unmittelbar vor oder nach dem Urlaub des Arbeitnehmers
Krankmeldung zu besonderen Ereignissen (z.B. Silvester, Karnevalstage, etc.)

Daneben sind im fünften Sozialgesetzbuch weitere Umstände ausdrücklich gesetzlich geregelt, bei denen Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit von Gesetzes wegen anzunehmen sind (§ 275 Abs. 1a SGB V):

Auffällig häufige (Kurz-)Erkrankungen
Arbeitsunfähigkeit fällt häufig auf den Anfang oder das Ende der Arbeitswoche
AU-Bescheinigung wurde von einem Arzt ausgestellt, der durch die Häufigkeit der von ihm ausgestellten Bescheinigungen auffällig geworden ist

Beispiel: Arbeitnehmer ist regelmäßig an Brückentagen oder vor Feiertagen krank.

Regelmäßig kann der Arbeitgeber in diesen Fällen berechtigte Zweifel an der Erkrankung des Arbeitnehmers begründen.

Achtung: Entscheidend sind immer die Umstände des Einzelfalls. Eine höchstrichterliche Anerkennung sämtlicher vorgenannten Umstände gibt es bislang nicht. Je nach Erkrankung kann ein Arbeitnehmer beispielsweise auch Sport treiben (z.B. bei Krankmeldung wegen psychischer Erkrankung). Dem Arbeitgeber ist die Art der Erkrankung jedoch häufig unbekannt.

Als Arbeitgeber können Sie in solchen Fällen grundsätzlich trotzdem Ihre Bedenken äußern. Eine Garantie, dass es dadurch zu einer Befreiung von der Lohnzahlungspflicht kommt, gibt es allerdings nicht.

Gelingt es Ihnen, solche Umstände darzulegen, ist wiederum der Arbeitnehmer am Zug. Dieser muss dann konkrete Tatsachen vortragen, die das tatsächliche Vorliegen einer Erkrankung begründen. Die Rechtsprechung erhöht in diesem Fall die Anforderungen an den Arbeitnehmer, der konkrete Angaben zur Erkrankung machen muss, z.B.

zu den konkreten gesundheitlichen Einschränkungen,
den ärztlich verordneten Medikamenten oder
wo diese Medikamente sodann gekauft wurden (vgl. BAG, Urt. v. 17.06.2003 – Az. 2 AZR 123/02).

Für den Arbeitgeber ist dies positiv. Sobald es ihm gelingt, begründete Zweifel vorzutragen, ist der Arbeitnehmer unter Zugzwang.

5. Wie kann der Arbeitgeber gegen die Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten vorgehen?

Wegen des hohen Beweiswertes einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sollten Arbeitgeber vorsichtig und vor allem gründlich vorgehen, wenn sie Zweifel an der tatsächlichen Erkrankung eines Arbeitnehmers haben. Äußern Sie Zweifel an der Erkrankung eines Arbeitnehmers, hat dies auch Auswirkungen auf das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitnehmer und wohlmöglich sogar zu anderen Beschäftigten. Als Arbeitgeber sollten Sie daher keinesfalls vorschnell handeln. Das gilt selbst dann, wenn eine der zuvor genannten Fallgruppen vorliegen sollte.

Wollen Sie gegen eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung trotzdem vorgehen, können Sie sich hierzu an die Krankenkasse des Arbeitnehmers wenden. Auch gegenüber dieser sollten die Zweifel gut begründet werden. Hierzu empfiehlt sich die vorherige Abstimmung mit einem Rechtsanwalt. Hält die Krankenkasse Ihre Zweifel für begründet, kann sie den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung einschalten. Dieser fertigt eine gutachterliche Stellungnahme zur Arbeitsunfähigkeit an (§ 275 Abs. 1 Nr. 3 SGB V). Dies gilt jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert ist.

Der Arbeitnehmer ist zur aktiven Mitwirkung nicht verpflichtet. Verweigert er die Mitwirkung, riskiert er jedoch die Beweiskraft seiner Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Hält der Medizinische Dienst ein Gutachten für nicht erforderlich, weil er z.B. keine Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit hat, können Sie hiergegen mittels einer sozialgerichtlichen Klage vorgehen.

Vor Abschluss der Überprüfung sollten Sie in der Regel die Lohnfortzahlung nicht verweigern, denn das Entgeltfortzahlungsgesetz sieht ein Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers bei Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht vor (vgl. § 7 EFZG).

In besonders schwerwiegenden Fällen können Sie zusätzlich auch eine Abmahnung oder sogar eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen. In diesem Fall müssen Sie jedoch regelmäßig stichhaltige Beweise dafür haben, dass der Arbeitnehmer nur „blau macht“. Hierzu ist jedoch nur zu raten, wenn die konkreten Umstände des Einzelfalls ein solches Vorgehen rechtlich haltbar erscheinen lassen. Andernfalls wird ein Gericht die Abmahnung oder die Kündigung zurückweisen.

6. Fazit

Arbeitnehmer müssen sich bei Krankheit unverzüglich, spätestens aber kurz vor Arbeitsbeginn krankmelden. Die Krankmeldung kann grundsätzlich formlos – also auch telefonisch – erfolgen.
Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist grundsätzlich erst erforderlich, wenn die Krankheit länger als drei Tage andauert. Der Arbeitgeber kann diese aber auch schon früher verlangen.
Beschäftigte im öffentlichen Dienst haben bei Krankheit schon ab dem ersten Tag des Beschäftigungsverhältnisses ein Recht auf Lohnfortzahlung. Eine Wartefrist greift nicht.
Arbeitgeber können keine Vorlage eines Attestes mehr verlangen, sondern müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst bei der Krankenkasse abrufen.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen haben einen hohen Beweiswert, der nur bei Vorliegen bestimmter Umstände entkräftet werden kann.
Arbeitgeber können sich an die Krankenkasse des Arbeitnehmers bzw. den Medizinischen Dienst der Krankenkasse wenden, um gegen die Arbeitsunfähigkeit vorzugehen. Eine Abmahnung oder verhaltensbedingte Kündigung ist nur in Extremfällen möglich.