1. Warum und wann werden Beamte beurteilt?
Beamte müssen beurteilt werden. Das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 21 Bundesbeamtengesetz). Bei der dienstlichen Beurteilung werden Eignung, Befähigung und fachliche Leistung der Beamten bewertet. Mindestens alle drei Jahre muss eine dienstliche Beurteilung erfolgen. Daneben ist eine zusätzliche Beurteilung vorgeschrieben, wenn persönliche oder dienstliche Verhältnisse es erfordern.
Regelbeurteilung
Beamte müssen mindestens alle drei Jahre beurteilt werden (§ 21 Abs. 1 S. 1 BBG). Den Ländern steht es jedoch frei, den Zeitraum für die Regelbeurteilung zu verkürzen. Eine einheitliche Vorgabe gibt es also nicht. Entscheidend sind die für die jeweilige Tätigkeit maßgeblichen Rechtsgrundlagen.
Beispiel: In Rheinland-Pfalz ist für Beamte des zweiten Einstiegsamtes im Justizvollzug eine Regelbeurteilung alle zwei Jahre vorgesehen.
Hingegen wurde die Regelbeurteilung für verbeamtete Lehrkräfte 1993 abgeschafft. Eine dienstliche Beurteilung findet nur noch anlassbezogen statt.
Anlassbeurteilung
Anlassbeurteilungen erfolgen nicht in regelmäßigen Abständen. Stattdessen müssen konkrete Veränderungen eintreten, z.B. ein Tätigkeits- oder Aufgabenbereichswechsel seit der letzten Regelbeurteilung. Anlassbeurteilungen erfolgen häufig im Zusammenhang mit einer Bewerbung auf eine Beförderung.
Eine Anlassbeurteilung führt gewöhnlich nicht zu einer vollständig neuen Beurteilung. Liegt die letzte Regelbeurteilung noch nicht zu lange zurück, baut die Anlassbeurteilung auf dieser auf (Fortentwicklung der Beurteilung).
Anlassbeurteilungen sind vor allem bei Beamten relevant, die aufgrund ihres Alters oder eines bestimmten Amtes nicht (mehr) der Regelbeurteilung unterfallen. Eine Beförderungsentscheidung ist hier ohne dienstliche Beurteilung nicht möglich.
2. Welche Vorgaben gibt es bei der Beurteilung von Beamten?
Für die dienstliche Beurteilung von Beamten gibt es Vorgaben. Der Dienstherr kann die Beurteilung also nicht nach seinen Vorstellungen frei gestalten. Häufig gibt es Vordrucke für die dienstliche Beurteilung, die auf die konkreten bundes- oder landesrechtlichen Vorgaben abgestimmt sind.
Beamte müssen immer nach ihrer Eignung, Fähigkeit und Leistung beurteilt werden. Darüber hinaus gehende Details können sich von Bundesland zu Bundesland und teilweise auch je nach Berufszweig (z.B. Lehrer, Kommunalbeamte, Justizvollzugsbeamte) stark unterscheiden.
Einheitliche Beurteilungsrichtlinien gibt es hier auf Landesebene nicht. Stattdessen konnte die jeweils oberste Dienstbehörde durch Verwaltungsvorschrift eigene Beurteilungsrichtlinien aufstellen. Der Gesetzgeber muss hier zügig nachbessern und neue Rechtsgrundlagen schaffen.
Wer beurteilt?
Beamte werden von mindestens zwei Personen beurteilt: Dem Erstbeurteiler und einem Zweitbeurteiler. Der Dienstvorgesetzte entscheidet, wer die Erstbeurteilung vornimmt.
Die Erstbeurteilung erfolgt in der Regel durch den unmittelbaren Dienstvorgesetzten selbst. Sie kann aber auch durch einen anderen Vorgesetzten erfolgen. Grundsätzlich kann der Dienstherr frei entscheiden, wer die Beurteilung vornimmt.
Der Zweitbeurteiler prüft, ob ein einheitlicher Bewertungsmaßstab angewendet wurde. Er kann von der Entscheidung des Erstbeurteilers abweichen. Dann müssen Erst- und Zweitbeurteiler eine Einigung anstreben. Gelingt das nicht, gilt die Beurteilung des Zweitbeurteilers, die häufig besser ausfällt.
Kommt der Zweitbeurteiler hingegen zu einer schlechteren Einschätzung, sollten Beamte aufmerksam werden. Denn in der Regel erfolgt die Erstbeurteilung durch den unmittelbaren Vorgesetzten. Dieser kann die Leistung und Eignung des Beamten meist am besten einschätzen. In einer solchen Konstellation stehen die Chancen oft gut, erfolgreich gegen die Beurteilung vorzugehen.
Wie wird beurteilt?
Die Beurteilung erfolgt auf Grundlage eines Benotungssystems. Es gibt allerdings kein einheitliches Benotungssystem, vielmehr ist auch hier die Rechtsgrundlage für das konkrete Beamtenverhältnis maßgeblich. Das Notensystem kann durch eine Beurteilungsrichtlinie festgelegt werden. Die Bundeslaufbahnverordnung (BLV) sieht beispielsweise acht Notenstufen (von „erfüllt nicht die Anforderungen“ bis hin zu „hervorragend“) für die dienstliche Beurteilung vor.
Bei bestimmten Personengruppen müssen außerdem besondere Beurteilungsmaßstäbe beachtet werden:
- Beamte mit Schwerbehinderung
- Beamte im Mutterschutz/Elternzeit
- Freigestellte Mitglieder der Personalvertretung.
Maßgeblich für die Beurteilung sind drei Kriterien: Eignung, Fähigkeit und Leistung.
- Mit Hilfe einer Eignungsbeurteilung soll ermittelt werden, ob der Bewerber für das konkrete Amt geeignet ist. Der Dienstherr muss in diesem Fall also eine Prognose anstellen. Dazu kann er auf bisherige Leistungen zurückgreifen. Falls relevant, werden Leistungs- und Führungsqualitäten geprüft. Für eine ordentliche Eignungsprognose muss der Dienstherr auf die Leistungs- und Befähigungsbeurteilung zurückgreifen.
- Mit der Befähigungsbeurteilung werden die für das Dienstverhältnis besonders wichtigen Fähigkeiten bewertet. Dazu zählen bspw. Fachwissen, Eigeninitiative, Selbstständigkeit, Verhandlungsgeschick und Teamfähigkeit, aber auch die Belastbarkeit oder Kritikfähigkeit.
- In der Leistungsbeurteilung werden Arbeitsergebnisse (qualitativ und quantitativ), die Arbeitsweise und ggf. das Führungsverhalten bewertet. Gilt eine Zielvereinbarung, fließt diese ebenfalls in die Leistungsbeurteilung mit ein.
Beurteilung nach gleichen Bewertungsmaßstäben
Innerhalb eines Verwaltungszweigs müssen Beamte mit dem gleichen Bewertungsmaßstab beurteilt werden. Andernfalls fehlt es an einer Vergleichbarkeit der dienstlichen Beurteilungen. Gerade diese ist aber im Rahmen eines Auswahlverfahrens entscheidend.
3. Wann ist eine Beurteilung für eine Beförderung relevant?
Die Beförderung von Beamten ist ein schwieriges Unterfangen, denn anders als in der freien Wirtschaft kann eine Beförderung nicht ohne Weiteres einem Mitarbeiter erteilt werden. Stattdessen ist ein Bewerbungs- und Auswahlverfahren erforderlich. Der Dienstherr kann die Beförderungsentscheidung also grundsätzlich nicht frei treffen. Sie muss im Beamtenrecht nach dem vorgeschriebenen Leistungsprinzip erfolgen (Art. 33 Abs. 2 GG).
Die dienstliche Beurteilung ist daher das wichtigste Mittel zur Leistungsbeurteilung und in den allermeisten Fällen ausschlaggebend für die Auswahlentscheidung im Rahmen einer Beförderung. Für Beamte ist die dienstliche Beurteilung folglich die Eintrittskarte für einen beruflichen Aufstieg. Umso wichtiger ist eine gute und richtige Einschätzung.
Meist ist eine bestimmte Benotung in der dienstlichen Beurteilung schon dafür ausschlaggebend, ob ein Bewerber überhaupt in das Auswahlverfahren aufgenommen wird. Ist die dienstliche Beurteilung nicht gut genug, hat der Bewerber von vornherein keine Chance auf eine Beförderung. Beamte sollten ihre dienstliche Bewertung daher stets inhaltlich kontrollieren.
Neben der dienstlichen Beurteilung darf der Dienstherr auch besondere Anforderungsprofile erstellen (z.B. herausragendes soziales Engagement, berufliche Erfahrung, Auswahlgespräch, Assessment-Center, etc.). Eine gute dienstliche Beurteilung ist daher nicht immer ein Garant für eine Beförderung.
4. Wann können Beamte gegen eine schlechte Beurteilung vorgehen?
Beurteilungen sind häufig zu oberflächlich, nicht aktuell oder einfach inhaltlich unzutreffend. In diesen Fällen können sich Beamte gegen ihre Beurteilung zur Wehr setzen.
Beurteilung nicht aktuell
Dienstliche Beurteilungen müssen aktuell sein. Andernfalls sind sie nicht aussagekräftig genug, um sie im Bewerbungsverfahren zugrunde zu legen. Steht eine Beförderung im Raum und ist dafür die die dienstliche Beurteilung entscheidend, darf diese daher maximal drei Jahre alt sein (§ 22 Abs. 1 BBG).
Haben sich die dienstlichen oder persönlichen Verhältnisse eines Bewerbers verändert, muss außerdem eine Anlassbeurteilung durchgeführt werden (§ 21 Abs. 1 S. 2 BBG). Die Behörde darf in einem solchen Fall eine vor der Veränderung ergangene Beurteilung trotz der Drei-Jahres-Frist nicht mehr heranziehen.
Beispiel: Beamtin B wurde vor zwei Jahren zuletzt dienstlich beurteilt. Vor einem Jahr wurde B auf eine andere Stelle mit vollständig neuem Aufgabenbereich versetzt. B befindet sich in einem Auswahlverfahren um eine höhere Besoldungsstelle. Ihre Vorgesetzte V zieht für die Auswahl die letzte dienstliche Beurteilung heran.
V darf die zwei Jahre alte Regelbeurteilung für ihre Auswahl nicht heranziehen. B muss aufgrund der dienstlichen Änderung zunächst neu beurteilt werden (Anlassbeurteilung).
Beurteilung nicht nach den gleichen Bewertungsmaßstäben
Im Bewerbungsverfahren müssen auf alle Bewerber die gleichen Bewertungsmaßstäbe angewendet werden, andernfalls sind die Bewerbungen nicht vergleichbar. Wurde ein Konkurrent also nach anderen Maßstäben beurteilt, können Beamte gegen die Auswahlentscheidung und/oder die dienstliche Beurteilung vorgehen.
Unvollständige Tatsachengrundlage
Hat der Beurteilende nur geringen Kontakt zum Bewerber, kann er diesen in der Regel auch nicht richtig beurteilen. Kommt es infolgedessen zu einer falschen Beurteilung, kann diese meist erfolgreich angegriffen werden.
Sonstige Fälle
Darüber hinaus sind viele weitere Fälle denkbar, in denen die dienstliche Beurteilung überprüft werden sollte. Entscheidend sind die konkreten Vorgaben für die Beurteilung in der Behörde. Ob die Beurteilungsrichtlinien tatsächlich eingehalten wurden, muss stets im Einzelfall überprüft werden.
5. Wie geht man gegen eine schlechte Beurteilung vor?
Wer gegen eine dienstliche Beurteilung vorgehen will, hat dafür grundsätzlich ausreichend Zeit. Da die dienstliche Beurteilung kein Verwaltungsakt ist, wird sie auch nicht einen Monat nach ihrer Bekanntgabe unanfechtbar. Beamte können daher auch nach längerer Zeit noch gegen die dienstliche Beurteilung vorgehen (so bereits BVerwG, Urteil vom 9.11.1967 – II C 107.64).
Hierzu haben Beamte folgende Möglichkeiten:
Gegenäußerung
In manchen Bundesländern (z.B. in Nordrhein-Westfalen) können Beamte eine Gegenäußerung abgeben. Darin kann der Beamte seine abweichende Auffassung kundtun. Der Dienstherr muss die Gegenäußerung in die Personalakte aufnehmen und prüfen, ob er auf Grund der Gegenäußerung eine Korrektur der dienstlichen Beurteilung vornimmt.
In der Praxis führt eine Gegenäußerung aber nur selten zu einer besseren Beurteilung.
Antrag auf Abänderung der Beurteilung
Effektiver ist ein Antrag auf Abänderung der Beurteilung. In diesem Fall muss die dienstliche Beurteilung vollumfänglich überprüft werden. Wird der Antrag auf Abänderung abgelehnt, kann der Beamte gegen diese Entscheidung vorgehen.
In einem ersten Schritt muss in der Regel Widerspruch gegen die ablehnende Entscheidung über die Abänderung der dienstlichen Beurteilung eingelegt werden. Ein solches Widerspruchsverfahren ist grundsätzlich vor allen Klagen im Beamtenrecht vorgesehen (§ 54 Abs. 2 BeamtStG).
Führt das Widerspruchsverfahren nicht zu einer Abänderung der Beurteilung, kann innerhalb von einem Monat Klage gegen die Entscheidung über den Abänderungsantrag erhoben werden.
Achtung: In manchen Bundesländern muss kein Widerspruchsverfahren durchgeführt werden. Dann können Beamte direkt klagen. Das gilt zum Beispiel in Nordrhein-Westfalen (§ 103 Abs. 1 LBG NRW).In Rheinland-Pfalz gibt es eine solche Ausnahmeregelung für dienstliche Beurteilungen nicht. Es muss daher zunächst ein Widerspruchsverfahren durchgeführt werden.
Anfechtungsklage nur ausnahmsweise möglich
Die dienstliche Beurteilung betrifft nur das Innenverhältnis zwischen der Dienstbehörde und dem Beamten. Sie ist daher kein Verwaltungsakt und eine Anfechtungsklage ist deshalb meist nicht sofort möglich.
Etwas anderes gilt aber, wenn ein Antrag auf Änderung oder Löschung (von Teilen) der dienstlichen Beurteilung oder ein Antrag auf Vornahme einer solchen gestellt wurde. Die Entscheidung der Behörde über diesen Antrag ist ein Verwaltungsakt und damit auch mit Hilfe einer Anfechtungsklage angreifbar (bzw. Verpflichtungsklage, wenn der Dienstherr die Vornahme einer dienstlichen Beurteilung ablehnt). In diesem Fall kann die Klage aber auch nur binnen einer Monatsfrist ab Bekanntgabe des Verwaltungsakts erhoben werden. Wurde zunächst ein Widerspruchsverfahren durchgeführt, ist der Erhalt des Widerspruchs maßgeblich (§ 74 VwGO).
Im Klageverfahren wird die Entscheidung des Dienstherrn überprüft. Beamte müssen aber beachten, dass dem Dienstherrn bei der Beurteilung ein Ermessensspielraum zusteht. Das Gericht kann daher nur überprüfen, ob der Dienstherr bei der Beurteilung gravierende Fehler gemacht hat.
Sonderfall: Beamtenrechtliche Konkurrentenklage
Wurde im Bewerbungsverfahren um eine Beförderung ein anderer Bewerber ausgewählt, kann die Auswahlentscheidung mit Hilfe einer beamtenrechtlichen Konkurrentenklage angegriffen werden.
6. Fazit
- Beamte werden grundsätzlich regelmäßig alle drei Jahre und anlassbezogen dienstlich beurteilt.
- Die Beurteilung erfolgt in der Regel durch den unmittelbaren Vorgesetzten. Ein Zweitbegutachter überprüft diese Beurteilung.
- Einheitliche Vorgaben für die dienstliche Beurteilung gibt es nicht. Entscheidend sind die für das konkrete Amt maßgeblichen Rechtsvorschriften.
- Die dienstliche Beurteilung ist das wichtigste Auswahlkriterium im Beförderungsverfahren.
- Beamte können eine Gegenäußerung zur Personalakte geben.
- Gegen die Beurteilung kann mit einem Abänderungsantrag vorgegangen werden. Die Entscheidung über diesen Antrag ist mit einem Widerspruchsverfahren und einer anschließenden Anfechtungsklage überprüfbar.
- Im Bewerberauswahlverfahren kann eine beamtenrechtliche Konkurrentenklage gegen die Auswahlentscheidung erhoben werden. Vor der Ernennung sollte außerdem ein Antrag auf einstweiligen Rechtsschutz gestellt werden.
